Hải Phòng: Tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính trị

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ tổ chức Hội nghị trực tuyến toàn quốc triển khai công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính các cấp theo chỉ đạo của Chính phủ.

Theo đó, Kế hoạch này được xây dựng dựa trên Kết luận số 127-KL/TW về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình này.

Mục đích chính là tổ chức triển khai các nhiệm vụ cấp bách theo Công văn số 414/BNV-VTLTNN và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 02/4/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, xác định rõ nội dung công việc, thời gian hoàn thành, lộ trình và trách nhiệm của các cơ quan liên quan. Kế hoạch đặc biệt nhấn mạnh việc đảm bảo hệ thống tài liệu, cơ sở dữ liệu được bảo quản đầy đủ, an toàn, phục vụ hoạt động liên tục của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi sắp xếp.

Các yêu cầu trọng tâm của Kế hoạch bao gồm việc đẩy mạnh tuyên truyền, quán triệt nội dung Chỉ thị số 06/CT-UBND để đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất của UBND thành phố và phối hợp chặt chẽ giữa các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã và các đơn vị liên quan. Nội dung công việc phải gắn liền với trách nhiệm, chức năng của cơ quan, đơn vị chủ trì và phối hợp. Lộ trình, thời gian cụ thể phải được xác định rõ để đảm bảo triển khai thống nhất, đồng bộ, hiệu lực, hiệu quả trên toàn thành phố.Kế hoạch đề ra 7 nhóm nhiệm vụ chính với lộ trình cụ thể như sau:

Công tác chỉ đạo điều hành

Các cơ quan, đơn vị phải ban hành Kế hoạch triển khai Chỉ thị số 06 và các nội dung của Kế hoạch này, tổ chức tuyên truyền, quán triệt nghiêm túc Chỉ thị số 06 trong tháng 4/2025; tổ chức tuyên truyền thường xuyên từ tháng 4/2025 cho đến khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.

Rà soát, lựa chọn, thống kê tài liệu

UBND cấp huyện, cấp xã; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Rà soát khối tài liệu chưa chỉnh lý, loại bỏ tài liệu không thuộc phạm vi lưu trữ như sách, báo, nháp; Thống kê tài liệu, tổng hợp số liệu gửi Sở Nội vụ; Thống kê danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành.

Thời gian hoàn thành: UBND cấp huyện trước ngày 28/4/2025; Các cơ quan, tổ chức khác trước ngày 01/8/2025.

Các đại biểu tham dự Hội nghị theo hình thức trực tuyến tại điểm cầu quận Hồng Bàng.

Sắp xếp, đóng gói hồ sơ, tài liệu

Cơ quan thực hiện: UBND cấp huyện, cấp xã, các đơn vị trực thuộc (chủ trì); Các tổ chức đoàn thể và cơ quan liên quan (phối hợp) có trách nhiệm sắp xếp, đóng gói hồ sơ công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Đối với các công việc chưa hoàn thành cần lập danh mục công việc, ghi chú rõ ràng. Đối với tài liệu lưu trữ giấy đã được số hóa cần Sao lưu dữ liệu từ tài liệu số hóa vào ổ cứng và niêm phong để bàn giao.

Thời gian hoàn thành: Hồ sơ công việc đã hoàn thành trước ngày 15/5/2025; Hồ sơ công việc chưa hoàn thành trước ngày 25/6/2025.

Bố trí kho tàng bảo quản tài liệu

Sở Nội vụ chủ trì, đề xuất phương án kho tạm thời (trong thời gian chưa có kho lưu trữ chuyên dụng), kinh phí thực hiện cho công tác đảm bảo an toàn tài liệu.

UBND cấp huyện chủ động thực hiện bố trí phòng kho, trang thiết bị cho Lưu trữ hiện hành, ưu tiên bảo quản tập trung đối với tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

Thời gian hoàn thành: Trước ngày 30/4/2025.

Tiếp nhận, niêm phong bảo quản an toàn tài liệu

Sở Nội vụ chủ trì, hướng dẫn tiếp nhận nguyên trạng tài liệu vĩnh viễn, cơ sở dữ liệu đã được số hóa từ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.

UBND cấp huyện giao phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ yêu cầu các cơ quan, UBND cấp xã, đơn vị vận chuyển tài liệu hiện hành đến địa điểm tập kết hoặc bàn giao tại chỗ, lập biên bản và niêm phong tài liệu, đảm bảo an toàn cho đến khi bàn giao sau sắp xếp.

Thời gian hoàn thành: Trước ngày 30/6/2025.

Bàn giao tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy

Sở Nội vụ và các cơ quan quản lý kho lưu trữ hiện hành (chủ trì); Các cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp (phối hợp) tổ chức và xác nhận việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu lưu trữ hiện hành từ các cơ quan cũ sang các cơ quan có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp.

Thời gian hoàn thành: Theo kế hoạch của Sở Nội vụ.

Xử lý nghiệp vụ lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy

Sở Nội vụ chủ trì; phối hợp với Cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp và các đơn vị liên quan trình UBND thành phố đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu trước sắp xếp, phối hợp tổ chức thực hiện đề án, dự án và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài sản, cơ sở dữ liệu đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy sau khi sắp xếp hoàn thành.

Thời gian thực hiện: Theo lộ trình thực hiện Đề án, dự án.

Kế hoạch phân công rõ vai trò của từng đơn vị trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Kế hoạch. Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND thành phố và các đơn vị quản lý Hệ thống chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tài liệu số. Sở Tài chính chủ trì thẩm định nhu cầu kinh phí.

Đáng chú ý, Công an thành phố được giao nhiệm vụ ban hành hướng dẫn quản lý tài liệu mật, bố trí lực lượng đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ tại các kho tạm thời, và kịp thời thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng để bàn giao cho Lưu trữ lịch sử thành phố… Thành đoàn và các tổ chức đoàn thể chính trị được đề nghị hỗ trợ lực lượng trong công tác đóng gói, vận chuyển, bảo vệ, bàn giao tài liệu.

Kế hoạch này thể hiện sự quyết tâm của thành phố Hải Phòng trong việc quản lý chặt chẽ và bảo toàn nguồn tài liệu, dữ liệu quan trọng trong giai đoạn chuyển đổi của hệ thống chính trị theo chủ trương của Trung ương, Bộ Chính trị.